IHH Kansainvälinen rekrytointi – tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste 1.9.2022

Tämän selosteen tarkoituksena on informoida henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti. Selostetta päivitetään tarvittaessa.

1.Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Uudenmaan TE-toimisto

Johanna Vuorela

PL 1003, 00521 Helsinki

Käyntiosoite: Antinkatu 1, 00100 Helsinki

kirjaamo.uusimaa@te-toimisto.fi

2. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

3. Rekisterien nimet

Kansainvälisen rekrytoinnin International House Helsingin työnantajapalvelujen asiakaspalvelujärjestelmien

puhelut

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 6

Tietoja tarvitaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon, joita säädellään seuraavissa laeissa:

Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta, 916/2012
EU-asetus digitaalisesta palveluväylästä, EU 2018/1724

Tietoja käytetään varmentamaan palvelutapahtumaa reklamaatiotilanteissa ja toiminnan kehittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallentuu asiakkaan itsensä ilmoittamat ja asiakaspalvelutilanteessa syntyvät tiedot, joita ovat esimerkiksi:

Yritystiedot:

Nimi ja Y-tunnus
Osoitetiedot ja sähköpostitiedot sekä puhelinnumero
Yhteyshenkilön nimi ja titteli
Kontaktien aiheet
Neuvonta- tai ohjaustilanteessa syntyneet yritystoimintaan liittyvät tiedot, asiakkaan tai virkamiehen esille tuomina.

Henkilön yksilöintitiedot:

Nimi ja henkilötunnus
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Neuvonta- tai ohjaustilanteessa syntyneet henkilökohtaiset tiedot, asiakkaan tai virkamiehen esille tuomina

6. Tiedon säilytysaika

Puhelutallenteita säilytetään 6 kk. Laadun kehittämishankkeissa ja reklamaatiotilanteissa voidaan yksittäisiä tallenteita säilyttää pidempään, kuitenkin enintään 12 kk.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan itsensä antamat ja keskustelun aikana syntyvät tiedot sekä TE-hallinnon asiakastietojärjestelmä, työ- ja elinkeinoministeriön hallinnon alan ja ulkoministeriön yhteinen asiakastietojärjestelmä sekä kauppa-, säätiö ja yhdistysrekisteri.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

Kansainvälisen rekrytoinnin International House Helsingin työnantajapalvelut luovuttaa asiakkaiden tietoja muille viranomaisille vain silloin, kun luovuttamisesta säädetään laissa.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 32

Kansainvälisen rekrytoinnin International House Helsingin työnantajapalvelujen tietoturva ja henkilötietojen suojaus huomioidaan suunnitelmallisesti kaikessa tiedon käytössä ja käsittelyssä. Kansainvälisen rekrytoinnin International House Helsingin työnantajapalvelujen käsittelee henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Kaikki Kansainvälisen rekrytoinnin International House Helsingin työnantajapalvelujen henkilötietojen käsittelijät antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterintietoja käyttävät vain näitä tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Tallennusjärjestelmän palveluntarjoajalla on salassapitovelvollisuus.

11. Tarkastusoikeus ja tietojen pyytäminen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 15

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat itseään koskevat tiedot.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä aina kirjallisesti ja se tulee allekirjoittaa. Tarkastuspyynnössä tulee yksilöidä tarkastusta koskevan kontaktin ajankohta sekä yhteystiedot, mistä on yhteyttä ottanut. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kansainvälisen rekrytoinnin International House Helsingin työnantajapalveluille, ja se tulee lähettää postitse tai sähköpostilla Uudenmaan TE-toimistoon (yhteystiedot kohdassa 1). Sähköpostin lähettäjän tulee huolehtia sähköpostin salaamisesta yksityisyydensuojan turvaamiseksi.

Lue lisää omien tietojen tarkastamisesta (tietosuoja.fi)

Puhelutallenteen kuuntelu tapahtuu erikseen sovittavassa Uudenmaan TE-toimiston toimipaikassa. Asiakkaan tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä.

12. Tiedon korjaamisoikeus ja oikeus tietojen poistamiseen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 16 ja 17

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen henkilötiedon oikaisua ja poistamista.

Oikaisupyyntö tulee tehdä aina kirjallisesti ja se tulee allekirjoittaa. Kirjallisessa pyynnössä tulee yksilöidä mitä henkilörekisteriä oikaisupyyntö koskee. Pyyntö osoitetaan kansainvälisen rekrytoinnin International House Helsingin työnantajapalveluille, ja se tulee lähettää postitse tai sähköpostilla Uudenmaan TE-toimistoon (yhteystiedot kohdassa 1). Sähköpostin lähettäjän tulee huolehtia sähköpostin salaamisesta yksityisyydensuojan
turvaamiseksi.

Lue lisää oikaisupyynnön tekemisestä (tietosuoja.fi)

Oikeus tietojen poistamiseen ei koske niitä henkilötietoja, joita kansainvälisen rekrytoinnin International House Helsingin työnantajapalvelut tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.

Mahdollisesta tiedon korjaamisesta/poistamisesta kieltäytymisestä annetaan asiakkaalle kirjallinen todistus, josta käy ilmi epäämisen syyt.

13. Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 77

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötiet