Ryhmäajanvaraus työntekijäryhmille

International House Helsingin (IHH) ryhmäajanvaraus tehostaa ja nopeuttaa asiointia, kun työnantaja rekrytoi isoja työntekijäryhmiä kansainvälisesti. Ryhmäajanvaraus palvelee sellaisia työnantajia, jotka palkkaavat isoja työntekijäryhmiä ulkomailta Suomeen. Palvelu on saatavilla suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.

Ryhmäajanvarauksen kautta työnantaja tai työnantajan edustaja, kuten relokaatio- tai rekrytointiyritys, voi varata tarvittavat viranomaispalvelut koko saapuvalle työntekijäryhmälle ja heidän kanssaan samaan aikaan saapuville perheenjäsenille. Näitä palveluja voivat olla esimerkiksi EU-kansalaisen oleskeluoikeuden rekisteröinti, henkilötunnuksen hakeminen, kotikunnan rekisteröinti, verokortin ja sosiaaliturvan hakeminen. Työntekijöiden mukana muuttavien perheenjäsenten on lisäksi mahdollista rekisteröityä työnhakijaksi sekä saada neuvontaa ja erilaisia tukipalveluja.

Rakennus- tai asennustyömailla tai telakoilla työskentelevät työntekijät tarvitsevat veronumeron. Veronumeroa tarvitsevien työntekijöiden tulee asioida IHH:n palvelupisteen sijasta Pääkaupunkiseudun verotoimistossa Hämeentiellä.

Jos työntekijäryhmän on tarve käyttää vain yhden viranomaisen palvelua, työnantajan tulee olla yhteydessä suoraan kyseiseen viranomaiseen tiedustellakseen ryhmäasiointimahdollisuutta.

Milloin työnantaja voi tehdä ryhmäajanvarauksen työntekijäryhmälle?

Ryhmäajanvaraus tulee tehdä hyvissä ajoin ja viimeistään kuukautta ennen ryhmän saapumista Suomeen.

Työnantaja voi tehdä ryhmäajanvarauksen työntekijäryhmälle, kun seuraavat kriteerit täyttyvät:

• Palkattavien työntekijöiden työsuhde Suomessa on yli vuoden pituinen.
• Kaikilla palkattavilla työntekijöillä on sama työnantaja.
• Työntekijöiden lähtömaan tai kansalaisuuden ei tarvitse olla kaikilla ryhmän jäsenillä sama. Samassa ryhmässä asioivien tulee kaikkien kuitenkin olla joko minkä tahansa Pohjoismaan kansalaisia, minkä tahansa EU-maan kansalaisia tai minkä tahansa kolmannen maan kansalaisia. Ryhmäajanvaraus ei siis esimerkiksi sovellu tilanteeseen, jossa yksi työntekijä on kolmannen maan kansalainen ja hänen kanssaan samassa ryhmässä olisi asioimassa perheenjäsen tai työtoveri, joka on EU-maan kansalainen.
• Työntekijät ovat aikeissa jäädä asumaan ja työskentelemään pääkaupunkiseudulle.
• Ryhmän koko yhdellä asiointikerralla on 10–30 henkilöä mukaan lukien perheenjäsenet. Tätä suuremmat ryhmät jaotellaan useampiin asiointikertoihin.

Tarvittavat taustatiedot ryhmäajanvarausta varten

Tarvittavien palvelujen toteuttamiseksi IHH tarvitsee työntekijäryhmästä seuraavat taustatiedot:

• ryhmän koko
• ryhmän jäsenien lähtömaat ja kansalaisuudet
• saapumisajankohta ja työsopimuksen aloituspäivä sekä kesto
• työpaikan sijainti (IHH:n ryhmäajanvaraus on suunnattu pääkaupunkiseudun työnantajille)
• työnantaja, työnantajan ala ja työn luonne
• mahdollinen tarve tulkkaukselle

Jotta työntekijöiden tietosuoja toteutuu asianmukaisesti, tekee IHH henkilötietojen käsittelystä sopimuksen työnantajan tai työnantajan edustajan kanssa ennen ryhmäajanvarauksen kautta tehdyn ryhmäasioinnin toteutumista.

Ryhmäajanvarauksen prosessi

1. Koordinaatiotapaaminen työnantajan tai työnantajan edustajan ja IHH:n koordinaattorin kesken. Tapaamisessa sovitaan ryhmäasioinnin organisoinnista ja asiointiin mukaan tarvittavista dokumenteista.
2. Työnantaja tai työnantajan edustaja huolehtii, että työntekijöillä on viranomaisasiointiin tarvittavat dokumentit ja hakemuslomakkeet valmiina.
3. Työntekijöille voidaan järjestää alkuinfo etänä ennen maahantuloa. Alkuinfossa selkeytetään Suomeen saapumiseen liittyvät prosessit ja valmisteltavat asiat.
4. Suomeen saavuttuaan työntekijäryhmä asioi IHH:ssa yhtäaikaisesti ennalta varattuna ajankohtana. Näin koko ryhmän maahantuloasiat voidaan hoitaa yhdellä asiointikerralla.